FIFO, FEFO y LIFO: qué método de gestión de stock usar

Elegir entre FIFO, FEFO y LIFO no es una decisión menor. El método de salida que aplica una empresa determina cómo se mueve la mercancía, qué lotes se consumen primero, cuánto riesgo de caducidad existe y qué información necesita registrar el sistema de control de almacén. También puede influir en la contabilidad, en el coste de los bienes, en el precio declarado de las existencias y, según la normativa aplicable, en los impuestos y la carga fiscal.

Por eso, cuando se busca “método FIFO, FEFO, LIFO”, la respuesta correcta no consiste en elegir una técnica universal. Cada política de almacenaje responde a un tipo de producto, una finalidad operativa y unas características concretas del negocio. FIFO suele ser la opción más utilizada para mantener una rotación ordenada; FEFO es imprescindible para productos perecederos, alimentos o medicamentos; y LIFO puede resultar práctico en determinados sistemas de almacenamiento, aunque en España no está admitido como método de valoración contable de existencias.

A continuación explicamos qué significa cada método, cómo funciona, cuáles son sus ventajas y qué criterios conviene revisar antes de implementar uno en un almacén.

¿Qué es el método FIFO?

FIFO corresponde a la expresión inglesa first in, first out, es decir, “primero en entrar, primero en salir”. La política establece que los primeros productos que entran en el inventario son también los primeros que deben salir. En otras palabras, el lote más antiguo tiene prioridad de salida sobre el lote más reciente.

La lógica FIFO es sencilla: si una empresa recibe tres lotes de un mismo producto en enero, febrero y marzo, el sistema asigna primero la mercancía de enero a los pedidos. Después utiliza la de febrero y, por último, la de marzo. De este modo, los artículos antiguos no quedan almacenados indefinidamente detrás de las entradas nuevas.

FIFO se utiliza en almacenes de alimentación, distribución, comercio electrónico, industria, moda y recambios, entre otros sectores. Es especialmente útil cuando la calidad puede deteriorarse con el tiempo, aunque el producto no tenga una fecha de caducidad estricta.

¿Cómo funciona el método FIFO?

El funcionamiento de FIFO depende de mantener un orden físico y digital coherente. Cada entrada debe quedar identificada con fecha, lote, ubicación y cantidad. Cuando se genera una orden de preparación, el software o el responsable del almacén selecciona las unidades con mayor antigüedad.

En una operativa correcta, el flujo sigue estos pasos:

1. La mercancía entra y se registra en el sistema.
2. Cada lote recibe una fecha de entrada y una ubicación.
3. Las unidades más antiguas se colocan en una zona de acceso prioritario.
4. Cuando llega un pedido, salen primero esas unidades.
5. El inventario se actualiza para garantizar la trazabilidad.

En estanterías dinámicas, por ejemplo, el producto entra por un extremo y sale por el contrario. Esta técnica reduce desplazamientos y facilita que los primeros artículos almacenados sean los primeros en salir. En almacenes manuales, FIFO exige disciplina de reposición; en instalaciones complejas, un WMS permite rastrear los lotes y asignar correctamente cada salida.

¿Cuáles son las ventajas de FIFO?

FIFO ofrece varias ventajas operativas y financieras:

• Reduce el desperdicio y las pérdidas: evita que los productos antiguos permanezcan olvidados hasta quedar obsoletos.
• Mejora la rotación: mantiene un flujo natural entre entrada, almacenamiento y salida.
• Simplifica el control: la regla de prioridad es fácil de entender para el usuario y para el personal técnico.
• Refleja mejor el flujo físico real: en muchos negocios, la mercancía más antigua es la que realmente sale primero.
• Protege la calidad: aunque no exista vencimiento, el paso del tiempo puede afectar al embalaje, al acabado o al rendimiento.
• Facilita el cumplimiento: la trazabilidad por lotes ayuda en auditorías, retiradas de producto y consultas de clientes.
• Muestra un inventario final más cercano al coste actual: en periodos de inflación, las últimas compras permanecen en existencias y suelen tener un precio más reciente.

Desde el punto de vista contable, FIFO asigna al coste de bienes vendidos los costes más antiguos. Por tanto, si los precios suben, el coste de los bienes vendidos puede ser menor y el beneficio contable mayor. Este efecto puede incrementar los impuestos, por lo que conviene consultar a un profesional fiscal antes de elegir un criterio de valoración.

¿Qué es el método LIFO?

LIFO significa “last in, first out”, es decir, lo último que entra es lo primero que sale. La expresión describe una lógica inversa a FIFO: el lote más reciente se consume o se contabiliza antes que los lotes antiguos.

En el plano físico, LIFO se utiliza cuando la configuración del almacenaje impide acceder con facilidad a la mercancía que entró primero. Ocurre, por ejemplo, en pilas, contenedores, graneles o estructuras donde la carga más reciente queda delante o encima de la anterior.

Sin embargo, es importante diferenciar la gestión física del inventario y su tratamiento en contabilidad. Un negocio puede utilizar una técnica de movimiento similar a LIFO en una zona concreta y, al mismo tiempo, aplicar otro criterio contable. En España la cuestión no admite matices: la norma de registro y valoración 10.ª del Plan General de Contabilidad, aprobado por el Real Decreto 1514/2007, establece el precio medio o coste medio ponderado como método general y admite el FIFO como alternativa. El LIFO no figura entre los métodos aceptados, y la NIC 2 tampoco lo permite. Una empresa española puede, por tanto, organizar físicamente su almacén en bloque apilado, pero debe valorar sus existencias por coste medio ponderado o por FIFO.

¿Cómo funciona el método LIFO?

En LIFO, cada nueva entrada recibe prioridad. Si llegan lotes en abril, mayo y junio, el lote de junio sale primero; después, el de mayo; y finalmente, el de abril. El sistema debe registrar la secuencia para que la salida coincida con la política definida.

Su aplicación suele ser más sencilla cuando:

• el producto no es perecedero;
• no existen fechas de caducidad;
• el material se almacena apilado;
• el acceso se realiza desde un único lado;
• la calidad no cambia de forma relevante con el tiempo;
• la rotación no exige consumir primero los lotes antiguos.

Un ejemplo habitual es el almacenamiento de materiales homogéneos y resistentes. Aun así, antes de aplicar LIFO, conviene comprobar si mantener unidades antiguas durante más tiempo puede generar obsolescencia, daños o costes adicionales.

¿Cuáles son las ventajas de LIFO?

Las ventajas de LIFO dependen del contexto:

• Aprovecha determinados diseños de almacén: si la mercancía entra y sale por el mismo punto, evita movimientos innecesarios.
• Reduce el tiempo de manipulación: la última unidad almacenada suele ser la más accesible.
• Puede disminuir errores operativos: en pilas o bloques compactos, no obliga a mover la carga reciente para acceder a la antigua.
• Simplifica la gestión en almacenamiento en bloque: al no obligar a rastrear el orden de entrada para determinar la salida física, reduce el número de movimientos y de comprobaciones en cada preparación.

No obstante, estas ventajas tienen una contrapartida: los lotes antiguos pueden permanecer demasiado tiempo en el almacén. Por eso, LIFO no debe usarse con productos perecederos ni con mercancía sujeta a una fecha de vencimiento.

¿Qué es el método FEFO?

FEFO significa "first expired, first out", es decir, “primero en caducar, primero en salir”. La prioridad no depende de cuándo entra el producto, sino de su fecha de caducidad o fecha de vencimiento. El lote que caduca antes debe salir antes, aunque haya entrado después que otro.

La lógica FEFO (first expired, first out) es la más segura para alimentos, medicamentos, cosmética, productos químicos y cualquier mercancía cuya calidad o autorización de uso dependa del tiempo. También es esencial cuando un proveedor entrega lotes con diferentes fechas de caducidad.

Esta es la principal diferencia entre FIFO y FEFO: FIFO ordena por fecha de entrada; FEFO ordena por vencimiento. En muchos casos ambas reglas coinciden, pero no siempre. Un lote recibido hoy puede caducar antes que otro recibido hace dos semanas.

En alimentación conviene distinguir dos fechas que el Reglamento (UE) n.º 1169/2011 regula de forma distinta. La fecha de caducidad es imperativa: una vez superada, el producto no puede comercializarse y supone un riesgo sanitario. La fecha de consumo preferente indica una pérdida de calidad organoléptica y no un riesgo: el producto sigue siendo comercializable después de esa fecha. El FEFO se aplica a ambas, pero las consecuencias no son las mismas: bloqueo obligatorio del lote en el primer caso, decisión comercial en el segundo. Conviene configurar esta diferencia en el WMS para no bloquear existencias que todavía se pueden vender.

¿Cómo funciona el método FEFO?

FEFO requiere un control más preciso que FIFO. No basta con saber cuándo entra la mercancía. Es necesario registrar la fecha de caducidad de cada lote, validar la información y configurar alertas.

El proceso suele funcionar así:

• El lote entra en el almacén.
• El usuario registra referencia, cantidad, proveedor, fecha de entrada y fecha de vencimiento.
• El WMS compara las fechas de caducidad de todas las unidades disponibles.
• Al preparar una orden, el sistema selecciona el lote que caduca antes.
• Si la vida útil restante no cumple las condiciones del cliente, el lote queda bloqueado o reservado para otro destino.
• Las alertas avisan de productos próximos a caducar para aplicar descuentos, devoluciones o acciones de marketing.

Para implementar FEFO correctamente, la empresa necesita lectores, etiquetas, ubicaciones bien definidas y un software capaz de rastrear cada lote a través de toda la cadena de suministro. El soporte técnico también es importante, porque un dato incorrecto puede provocar una salida inadecuada. El criterio utilizado debe quedar documentado y el nivel de vida útil solicitado por cada cliente debe configurarse en el sistema.

¿Cuáles son las ventajas de FEFO?

FEFO aporta beneficios directos en seguridad, rentabilidad y servicio:

• Reduce la caducidad y el desperdicio: los productos con menor vida útil salen antes.
• Protege al consumidor: disminuye el riesgo de entregar productos vencidos o demasiado próximos a caducar.
• Mejora el cumplimiento normativo: es una solución adecuada para sectores regulados.
• Aumenta la trazabilidad: permite ver qué lote se recibió, dónde está almacenado y a qué cliente se envió.
• Facilita la gestión de retiradas: ante una alerta, la empresa puede localizar la mercancía afectada.
• Optimiza las compras: la información de caducidad ayuda a ajustar pedidos y negociar condiciones con el proveedor.
• Mejora el control de almacén: las alertas permiten actuar antes de que se produzcan pérdidas.
• Refuerza la calidad del servicio: los clientes reciben productos con la vida útil solicitada.

FEFO es, por tanto, la opción recomendada cuando el vencimiento es más importante que la antigüedad de entrada.

En algunos sectores el FEFO no es una recomendación, sino una exigencia. Las Directrices de 5 de noviembre de 2013 sobre prácticas correctas de distribución de medicamentos para uso humano (2013/C 343/01) establecen en su capítulo 5.5 que la rotación de existencias debe seguir el principio de primero en caducar, primero en salir, y que toda excepción debe documentarse. El capítulo 6.3 aplica la misma regla a los productos devueltos que vuelven al stock vendible. Un distribuidor farmacéutico que aplique un FIFO estricto se expone a una desviación en inspección.

FIFO y LIFO: diferencias clave

La comparación FIFO y LIFO se centra en la secuencia de salida:

• En FIFO, los primeros en entrar son los primeros en salir.
• En LIFO, el último lote recibido sale antes.
• FIFO favorece la rotación de artículos antiguos.
• LIFO favorece el acceso a la mercancía reciente.
• FIFO suele ser adecuado para productos con riesgo de obsolescencia.
• LIFO encaja mejor en materiales no perecederos almacenados en bloque.

En contabilidad, ambos métodos pueden producir resultados diferentes sobre inventario, beneficio, impuestos y coste de los bienes.

La diferencia no es solo física. También cambia la forma de interpretar los costes. Con FIFO, las existencias finales tienden a reflejar compras recientes. Con LIFO, donde está permitido, el coste de venta tiende a incorporar precios recientes y el inventario puede conservar valores antiguos.

FIFO y FEFO: ¿cuándo usar cada uno?

La comparación FIFO y FEFO depende de la variable que determina la prioridad:

• FIFO utiliza la fecha de entrada.
• FEFO utiliza la fecha de caducidad.
• FIFO funciona bien cuando la antigüedad es el principal criterio.
• FEFO es obligatorio en la práctica cuando existen vencimientos diferentes por lote.

Por ejemplo, una empresa de Barcelona recibe dos lotes de yogures. El lote A entra el 2 de junio y caduca el 25 de junio. El lote B entra el 5 de junio, pero caduca el 18 de junio. FIFO enviaría primero el lote A; FEFO enviaría primero el lote B. En este caso, FEFO reduce el riesgo de desperdicio.

Cómo elegir el método de gestión de stock

Para elegir entre FIFO, FEFO y LIFO, conviene analizar cinco factores.

1. Tipo de producto

Los productos perecederos necesitan FEFO. Los productos no perecederos con riesgo de obsolescencia suelen gestionarse mejor con FIFO. LIFO puede ser válido para materiales estables, homogéneos y resistentes.

2. Diseño del almacén

El sistema de almacenaje condiciona el acceso. Las estanterías dinámicas facilitan FIFO; los bloques apilados favorecen LIFO; y FEFO necesita ubicaciones que permitan extraer cualquier lote según su vencimiento.

3. Requisitos de trazabilidad

Cuanto más regulado sea el sector, mayor control se necesita. Medicamentos y alimentos exigen información fiable sobre los lotes, movimientos, fechas y condiciones de almacenamiento.

4. Capacidad digital

Un WMS debe poder gestionar reglas de prioridad, bloquear mercancía, emitir alertas y mantener la información almacenada. En operaciones pequeñas puede bastar una hoja de control, pero a medida que crece el negocio, aumenta el riesgo de errores.

5. Criterios contables y fiscales

La salida física y la valoración contable no siempre son equivalentes. En España, la valoración de existencias solo admite el coste medio ponderado o el FIFO, de modo que la organización física del almacén no determina el criterio contable. Documente por escrito el método de valoración elegido, aplíquelo de forma uniforme a todas las existencias de naturaleza y uso similares, tal como exige la norma de registro y valoración 10.ª, y consulte cualquier cambio de criterio con su asesor contable.

Conclusión

FIFO, FEFO y LIFO son técnicas distintas para gestionar el stock. FIFO, o first in, first out, hace que lo primero que entra sea lo primero que sale. LIFO, o last in first out, da prioridad a la última entrada. FEFO, o first expired first out, ordena la salida por fecha de caducidad.

La elección depende del producto, del diseño del almacén, de la trazabilidad, del software y de las obligaciones fiscales. FIFO es una opción equilibrada para la mayoría de los inventarios; FEFO es esencial en perecederos; y LIFO puede mejorar ciertas operaciones físicas con mercancía estable. Aplicar la técnica correcta permite reducir errores, controlar los lotes, mejorar el flujo de caja, proteger la calidad y prestar un mejor servicio al cliente.